Die ersten 100 Tage als Interim CAIO

Die Bedeutung der ersten 100 Tage

Als Interim CAIO haben Sie keine Zeit für eine lange Einarbeitungsphase. Sie müssen schnell verstehen, handeln und Ergebnisse liefern. Dieses Playbook gibt Ihnen eine Struktur für die kritische Anfangszeit.

Was mir in den ersten 100 Tagen hilft: Ich führe immer ein "Schattentag"-Format ein. einen Tag lang begleite ich Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen. Die Erkenntnisse sind unbezahlbar.

Woche 1-2: Verstehen

Tag 1-3: Orientation

Mit dem Auftraggeber:

• Erwartungen konkretisieren
• Erfolgskriterien definieren
• No-Go-Areas klären
• Reporting-Rhythmus vereinbaren

Logistik klären:

• Zugänge (Systeme, Gebäude, Kalender)
• Kommunikationskanäle
• Key Contacts identifizieren

Tag 4-10: Discovery

Stakeholder-Interviews:

Führen Sie 30-60-minütige Gespräche mit:

• C-Level (CEO, CFO, CTO, COO)
• Bereichsleiter
• IT-Leitung
• Data-Team (falls vorhanden)
• Key User / Business Champions

Fragen für Stakeholder:

• Was verstehen Sie unter KI für unser Unternehmen?
• Welche KI-Initiativen laufen bereits?
• Was sind Ihre größten Hoffnungen/Befürchtungen?
• Wo sehen Sie Quick-Win-Potenzial?
• Was hat in der Vergangenheit nicht funktioniert?

Dokumentenanalyse:

• Strategie-Dokumente
• IT-Architektur-Übersichten
• Vorhandene KI/Data-Initiativen
• Budget-Pläne
• Organigramme

Woche 2: Assessment

Status-Quo-Analyse:

┌─────────────────────────────────────────────────┐
│              KI-READINESS-ASSESSMENT            │
├─────────────────────────────────────────────────┤
│ STRATEGIE                                       │
│ □ KI-Vision vorhanden?                          │
│ □ Use Cases identifiziert?                      │
│ □ Budget allokiert?                             │
├─────────────────────────────────────────────────┤
│ DATEN                                           │
│ □ Datenstrategie vorhanden?                     │
│ □ Datenqualität bekannt?                        │
│ □ Data Governance etabliert?                    │
├─────────────────────────────────────────────────┤
│ TECHNOLOGIE                                     │
│ □ Cloud-Infrastruktur vorhanden?                │
│ □ ML-Plattform verfügbar?                       │
│ □ Relevante Tools im Einsatz?                   │
├─────────────────────────────────────────────────┤
│ ORGANISATION                                    │
│ □ KI-Kompetenzen im Haus?                       │
│ □ Klare Verantwortlichkeiten?                   │
│ □ Kultur offen für Veränderung?                 │
├─────────────────────────────────────────────────┤
│ GOVERNANCE                                      │
│ □ AI Policy vorhanden?                          │
│ □ Risikomanagement etabliert?                   │
│ □ Compliance-Anforderungen klar?                │
└─────────────────────────────────────────────────┘

Woche 3-4: Planen

Synthese und Priorisierung

Erkenntnisse zusammenführen:

• Was sind die größten Chancen?
• Was sind die kritischsten Gaps?
• Wo gibt es Low-Hanging Fruit?
• Was sind die Blocker?

Quick Wins identifizieren:

Kriterien für Quick Wins:

• In 4-8 Wochen umsetzbar
• Sichtbarer Nutzen
• Begrenztes Risiko
• Erzeugt Momentum

100-Tage-Plan erstellen

Struktur:

WOCHE 1-2:   Verstehen
WOCHE 3-4:   Planen
WOCHE 5-8:   Erste Umsetzung (Quick Wins)
WOCHE 9-12:  Fundamente legen
WOCHE 13-14: Review und Ausblick

Deliverables definieren:

• Woche 4: Assessment-Report und Empfehlungen
• Woche 8: Quick Win #1 live
• Woche 12: KI-Roadmap und Governance-Framework
• Woche 14: 100-Tage-Review und nächste Schritte

Stakeholder-Alignment

Präsentation beim Steering Committee:

• Assessment-Ergebnisse
• Empfohlene Priorisierung
• 100-Tage-Plan
• Benötigte Ressourcen/Entscheidungen

Woche 5-8: Erste Umsetzung

Quick Win starten

Typische Quick-Win-Projekte:

• LLM-basierter Assistent für internen Support
• Automatisierte Dokumentenzusammenfassung
• Proof of Concept für priorisierten Use Case

Erfolgsfaktoren:

• Klarer Scope (lieber klein und erfolgreich)
• Engagierter Business-Sponsor
• Dediziertes Mini-Team
• Wöchentliche Fortschrittsmessung

Parallel: Grundlagen schaffen

Governance:

• AI Policy-Entwurf
• Risiko-Framework
• Entscheidungsprozesse

Organisation:

• Team-Struktur definieren
• Recruiting starten (falls nötig)
• Skill-Gaps adressieren

Technologie:

• Tool-Landschaft evaluieren
• Build-vs-Buy-Entscheidungen vorbereiten

Woche 9-12: Fundamente legen

KI-Strategie finalisieren

Inhalte:

• Vision und Ziele
• Priorisierte Use Cases (18-Monats-Roadmap)
• Organisationsmodell
• Governance-Framework
• Investment-Plan
• Erfolgsmessgrößen

Governance umsetzen

• AI Policy verabschieden
• Risiko-Assessment-Prozess etablieren
• Verantwortlichkeiten kommunizieren

Quick Win abschließen

• Go-Live
• Erfolgsmessung
• Lessons Learned
• Erfolg kommunizieren

Woche 13-14: Review und Ausblick

100-Tage-Review

Rückblick:

• Was wurde erreicht?
• Was hat funktioniert, was nicht?
• Welche Anpassungen sind nötig?

Ausblick:

• Nächste Prioritäten
• Team-Entwicklung
• Budget-Bedarf
• Meilensteine für nächste 100 Tage

Übergabe vorbereiten (bei Interim)

Falls die Position übergeben wird:

• Dokumentation vervollständigen
• Wissenstransfer planen
• Nachfolger briefen
• Offene Punkte übergeben

Erfolgsfaktoren für Interim CAIOs

1. Schnell Vertrauen aufbauen

• Zuhören vor Handeln
• Respekt für Bestehendes zeigen
• Früh kleine Erfolge liefern
• Transparent kommunizieren

2. Balance zwischen Speed und Gründlichkeit

• Nicht monatelang analysieren
• Aber auch nicht blind losrennen
• "Good enough" Entscheidungen treffen
• Iterativ vorgehen

3. Stakeholder aktiv managen

• Regelmäßige Updates
• Erwartungen steuern
• Widerstände früh adressieren
• Erfolge sichtbar machen

4. Nachhaltigkeit sichern

• Wissen dokumentieren und transferieren
• Strukturen aufbauen, die ohne Sie funktionieren
• Team entwickeln
• Prozesse etablieren

Typische Fallen vermeiden

"Ich mache erstmal alleine"

→Bauen Sie von Anfang an ein Team auf oder arbeiten Sie eng mit vorhandenen Ressourcen.

"Das haben wir bei meinem letzten Kunden so gemacht"

→Jedes Unternehmen ist anders. Passen Sie Ihre Erfahrung an den Kontext an.

"Erstmal die perfekte Strategie"

→Lieber eine 80%-Strategie mit ersten Erfolgen als eine perfekte Strategie ohne Umsetzung.

"Die Technik löst alles"

→Die größten Herausforderungen sind meist organisatorisch und kulturell.

Kernerkenntnisse

Die ersten 100 Tage als Interim CAIO sind eine intensive Zeit. Mit einem strukturierten Ansatz, schnellen ersten Erfolgen und dem Aufbau nachhaltiger Fundamente legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche KI-Transformation.

Das wichtigste: Bleiben Sie flexibel. Kein Plan überlebt den Kontakt mit der Realität. Aber ohne Plan wissen Sie nicht, wovon Sie abweichen.